Planning
Planning bestaat voornamelijk uit het inzichtelijk en overzichtelijk maken van alle activiteiten binnen een project en zo bij te dragen aan het behalen van de gestelde (project-)doelstellingen. De planner stelt zich daarvoor faciliterend op door input van de teamleden te verzamelen en verwerken in een routekaart. Daarin wordt duidelijk wat het stappenplan is, welke activiteiten daarbij horen en hoe deze met elkaar verbonden zijn.
Een planner heeft ook een adviserende functie, waarbij (negatieve) ontwikkelingen tijdig worden gesignaleerd en de volgorde van de activiteiten worden geoptimaliseerd.
De rol van een planner is faciliterend, maar dat wil niet direct zeggen dat alle input vanuit de teamleden klakkeloos overgenomen wordt in de planning. Je moet altijd kritisch en onafhankelijk blijven.
Werner EliasPlanner
Voor zowel het ophalen van input als het presenteren en verdedigen van output is het noodzakelijk om goed samen te werken met alle teamleden. Ieder teamlid heeft in principe evenveel inbreng en moet uiteindelijk achter de opgestelde planning staan. Dit klinkt misschien vanzelfsprekend, maar kan in de praktijk nog best lastig zijn.
In het verleden heb ik voor diverse projecten uitvoeringsplanningen opgesteld, variërend in grootte en complexiteit. Deze waren met name georiënteerd op realisatiewerkzaamheden, waardoor mijn rol hoofdzakelijk bestond uit technische activiteiten en werkzaamheden.
Recent werkte ik mee aan het project ‘Verdieping Nieuwe Waterweg’, een samenwerking tussen Havenbedrijf Rotterdam en het team ‘Vaarwegen Baggeren en Bergingen’ van de Rijkswaterstaat. Binnen het project was behoefte aan een planning die bijdroeg aan de realisatie van de vereiste verdieping en voldeed aan de gestelde eisen in de diverse Gate Reviews en KAd-procedures/Kitten-procedures. Ik stelde vanuit een blanco blad een planning op die sturing gaf aan zowel de voorbereiding als uitvoering. De planning heeft alle toets der kritiek doorstaan.
Als planner is het van belang door te vragen en met een ‘positief kritische houding’ tot de kern te komen. Zijn alle benodigde activiteiten volledig? Zijn genoemde doorlooptijden wel realistisch? Door op inhoudelijk vlak de discussie aan te gaan, ontstaat glans in de vorm van een realistische en betrouwbare planning.
Ook moet je affiniteit hebben met software. De softwarepakketten van tegenwoordig bieden steeds meer mogelijkheden om planningen op te stellen en de voortgang te bewaken.
Dat is fijn, maar de vraag naar meer gedetailleerde informatie lijkt hierdoor ook steeds meer toe te nemen. Immers, voor alle softwarepakketten geldt dat je er niet meer informatie uithaalt dan dat je erin stopt. Het invoeren en actualiseren van informatie vraagt hierdoor steeds meer tijd en kan ten koste gaan van waar het werkelijk om draait: het nastreven van activiteiten die essentieel zijn voor het behalen van de doelstellingen.
